1. ข้อมูลที่ได้มาเป็นแบบไหน

ข้อมูลทั้งหมดในหน้านี้ส่งออกมาจากโปรแกรมสต๊อกเดิมของบริษัท เมื่อวันที่ 22 ส.ค. 2569 เป็นไฟล์ 2 ชุด คือ รายการสินค้าพร้อมยอดคงเหลือ (7,177 รายการ มูลค่ารวม 5,654,628 บาท) และ คำอธิบายเพิ่มเติม (Long Description) ที่ช่างจดไว้ 2,797 รายการ

โปรแกรมเก่ามีช่องให้กรอกแค่ รหัส กับ ชื่อสินค้า 35 ตัวอักษร ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ทีมงานจึงต้อง "ยัด" ข้อมูลสำคัญลงไปในสองช่องนี้ด้วยวิธีที่ตกลงกันเอง เช่น

• ต่อท้ายรหัสด้วยตัวอักษรไทย — 028-15075-008ต, A11031ก, R134Aก, MCS-T300ยกเลิก — เพื่อบอกว่าเป็นของเทียบ / ของเก่า / ตัดจำหน่าย / หรือแยกล็อต
• ใส่เบอร์อื่นที่ใช้แทนกันได้ไว้ในชื่อ คั่นด้วย / — /AS-223 O-RING 1.609 ID X 0.139 หมายถึง O-ring ตัวนี้คือเบอร์ AS-223 ด้วย
• จดโน้ตช่างไว้ใน Long Description — ของชิ้นนี้อยู่ในชุด KIT ไหน ใช้กับเครื่องรุ่นอะไร เก็บตู้ไหน ราคาล่าสุดเท่าไร ข้อควรระวังตอนเปลี่ยน

วิธีนี้ใช้ได้เพราะคนในทีมจำกันได้ แต่คอมพิวเตอร์อ่านไม่ออก ทำให้ ค้นหาไม่เจอ นับยอดซ้ำซ้อน และรู้ว่าของทดแทนกันได้เฉพาะคนที่จำได้

2. สิ่งที่ตรวจพบจากข้อมูล

3. ระบบใหม่ทำอะไรให้แล้ว (อัตโนมัติ)

• แยกตัวอักษรไทยท้ายรหัส ออกมาเป็นช่องของตัวเอง — "แหล่งสินค้า" (แท้ / เทียบ-ไทย / เทียบ-จีน / สั่งทำ / ของเก่าถอดเครื่อง) และ "สถานะ" (ใช้งาน / ตัดจำหน่าย / เลิกใช้ / ชำรุด)
• ดึงเบอร์ที่ใช้แทนกันได้ ออกจากชื่อมาเป็นตาราง "เบอร์อ้างอิง" ค้นหาด้วยเบอร์ไหนก็เจอ และบอกได้ว่าเบอร์นั้นมีเป็นรายการแยกอยู่หรือไม่
• เสนอชื่อสินค้าใหม่ ที่สะอาด — ตัดเบอร์และคำสถานะออก กู้ชื่อเต็มจากโน้ตช่างเมื่อทำได้ (ชื่อเดิมยังเก็บไว้ครบ ไม่หายไปไหน)
• เดายี่ห้อเครื่อง (York / Carrier / Trane / Frick / Bitzer / Danfoss) จากรูปแบบรหัส ได้ 3,767 รายการ
• ดึงตำแหน่งจัดเก็บ, ขนาดบรรจุ, ใช้กับเครื่องรุ่น ออกจากโน้ตช่างเท่าที่อ่านได้
• ติดธง ⚑ ทุกรายการที่มีประเด็นต้องดู (ยอดติดลบ / ไม่มีต้นทุน / ชื่อถูกตัด / ตัวอักษรท้ายรหัสที่ยังไม่รู้ความหมาย)

สิ่งที่ระบบทำเป็น "ข้อเสนอ" ทั้งหมด ยังไม่ได้เปลี่ยนข้อมูลจริง — ต้องให้คนที่รู้จักของยืนยันก่อน เพราะมีหลายอย่างที่คอมพิวเตอร์เดาไม่ได้ เช่น ตัวอักษร "ก" ท้ายรหัส 822 รายการ ยังไม่ทราบว่าหมายถึงอะไร

4. ทีมงานต้องทำอะไรบ้าง (เรียงตามลำดับ)

1. บอกความหมายของตัวอักษรท้ายรหัส — โดยเฉพาะ ก (822), ต (124), ต่อ (27), ตส, ป, ส, จ, ฟ — ใช้ตัวกรอง "suffix ไม่ทราบความหมาย" ดูตัวอย่าง บอกมาครั้งเดียว ระบบจะปรับให้ทั้งหมด
2. ตัดสินใจเรื่องของชิ้นเดียวกันที่มีหลายรหัส — ใช้ตัวกรอง "มีเบอร์อ้างอิง" เปิดดูทีละรายการ แล้วเลือกว่าเบอร์ที่ระบบเจอเป็น "เบอร์เทียบเท่า" (รวมยอดเป็นตัวเดียว), "ใช้แทนได้มีเงื่อนไข" (แยกรายการแต่ผูกกัน) หรือ "ไม่เกี่ยวข้อง"
3. ตรวจชื่อแนะนำ — ใช้ตัวกรอง "ชื่อแนะนำต่างจากชื่อเดิม" (3,451 รายการ) ไล่ดูว่าชื่อใหม่อ่านรู้เรื่องไหม แก้ได้ในช่อง "ชื่อสินค้าใหม่ที่แนะนำ" — ไม่ต้องดูทุกตัว เน้นของที่ใช้บ่อยและของแพงก่อน
4. ตั้งต้นทุนให้ของที่ต้นทุนเป็น 0 — ตัวกรอง "มีของแต่ไม่มีต้นทุน" (1,685 รายการ) เอาจากบิลซื้อล่าสุด หรือจากราคาที่ช่างจดไว้ในโน้ต (ระบบดึงมาให้แล้ว 78 รายการ)
5. ตัดสินใจว่าอะไรเลิกใช้จริง — ของที่ยอด 0 และไม่เคลื่อนไหวมานาน ให้ตั้งสถานะ "เลิกใช้" จะได้ไม่รกหน้าค้นหา (ยังดูย้อนหลังได้)
6. ตรวจนับจริงในคลัง 19 และคลัง 62 — ใช้ยอดในระบบเก่าเป็นตัวตั้ง เดินนับทีละตู้ บันทึกตำแหน่งจัดเก็บไปพร้อมกัน (ตอนนี้มีตำแหน่งแค่ 51 รายการ) และ แยกยอดต่อคลัง เพราะระบบเก่ารวมยอดสองคลังไว้ด้วยกัน — ยอดที่นับได้จะกลายเป็น "ยอดตั้งต้น" ของระบบใหม่ (ผ่านใบรับสินค้าแบบที่ 3)
7. ยืนยันสูตร KIT 64 ชุด — ว่าตอนเบิกจริงเบิกเป็นชุด หรือเบิกชิ้นย่อยในชุดด้วย

5. คำแนะนำ

• ไม่ต้องทำให้สมบูรณ์ 100% ก่อนเริ่มใช้ — ทำข้อ 1, 2 และ 6 ให้เสร็จ (เป็นเรื่องโครงสร้างกับยอดตั้งต้น) ที่เหลือทยอยแก้ระหว่างใช้งานจริงได้ เพราะระบบใหม่แก้ชื่อ/ต้นทุน/สถานะได้ตลอด
• เริ่มจากของที่มีมูลค่าสูงและใช้บ่อย — 200 รายการแรกเมื่อเรียงตามมูลค่า ครอบคลุมเงินส่วนใหญ่ในสต๊อก
• ให้ช่างที่รู้จักของเป็นคนยืนยัน ไม่ใช่ฝ่ายบัญชีหรือธุรการ — โดยเฉพาะเรื่องของทดแทนกันได้และความหมายตัวอักษรท้ายรหัส
• ระหว่างนี้โปรแกรมเก่ายังใช้ต่อได้ตามปกติ — วันที่ตัดสินใจย้ายจริง จะส่งออกข้อมูลใหม่อีกรอบ แล้วนำการตัดสินใจทั้งหมดจากหน้านี้ไปใช้กับข้อมูลชุดล่าสุดโดยอัตโนมัติ
• รหัสเดิมจะไม่หายไป — เก็บเป็น "เบอร์อ้างอิง" ของทุกรายการ ช่างที่จำรหัสเก่าได้ยังค้นหาเจอเหมือนเดิม และเอกสารเก่ายังอ้างอิงได้